Ko končate delo z Excelovimi dokumenti, morate pogosto zajeti rezultat, da izključite urejanje. Ena od možnosti je doseči želeni rezultat pretvorbe programa Excel v obliko PDF.
Prevajanje v urejevalniku
Eden najlažjih načinov za pretvorbo programa Excel v PDF je shranjevanje dokumenta v tej obliki. To storite tako, da izberete meni »Datoteka«, kjer kliknete »Shrani kot«.
V pogovornem oknu boste morali izbrati pot in ime, pod katerim bo datoteka shranjena, in podaljšek, kjer boste morali najti format PDF. Ko izberete možnosti optimizacije in obseg shranjenih podatkov, samo kliknite na gumb »Shrani«. Zato bo za izbrani naslov ustvarjena datoteka, ki vsebuje vse podane informacije.
Uporaba dodatkov
Vendar pa v nekaterih zgodnjih različicah Excela na seznamu veljavnih formatov ni PDF-ja. V tem primeru uporabite drug način z namestitvijo posebnega dodatka za program. To vam bo omogočilo, da pretvorite Excel v PDF tudi v odsotnosti programa, ki podpira delo s to obliko. Ta vtičnik se imenuje Shrani kot PDF in XPS. Brezplačno ga lahko prenesete s uradnega Microsoftovega spletnega mesta.
Po namestitvi vtičnika za shranjevanje dokumenta v obliki PDF morate opraviti tri preproste korake. V meniju Datoteka morate najti postavko »Shrani in pošlji« za različice programa 2007 in 2010 ter ostalo »Shrani kot«. V prvem primeru bo meni ostalizberite možnost »Ustvari dokument PDF /XPS«, ki odpre okno z možnostmi, ki so podobne nastavitvam za shranjevanje dokumenta v urejevalniku. V drugem primeru, v katerem je razgrnjen meni potreben za iskanje PDF ali XPS, ki bo povzročil isto okno. Tako kot v urejevalniku, dodatek predlaga uporabniku, kako shraniti celoten dokument, in pusti le izbran obseg celic v tabeli.
Posebne storitve
Če zgoraj navedenih metod ni mogoče uporabiti, bo pretvorba Excela v PDF pomagala posebnemu pretvorniku. Zdaj obstajajo posebne spletne storitve, pa tudi programi, ki ne zahtevajo povezave do spleta. Tisti in drugi imajo enak algoritem delovanja, ki daje podobne rezultate.
Pri uporabi spletnih aplikacij morate samo naložiti želeni dokument, nato pa ga boste morali prenesti čez nekaj časa. V programu brez povezave je dovolj, da izberete ustrezno datoteko, določite možnosti in način shranjevanja dokumenta. Ena od prednosti pretvornika PDF v Excelu je, da ga je mogoče prevesti tudi brez uporabe posebnih programov.
Povratna pretvorba
Če je potrebno vrniti izhodni format, bo morda treba nadaljevati delo z datoteko. Če pretvorite Excel v PDF, bodo vsi podatki ostali, vendar formule ne bodo na voljo uporabniku. Tako, ki želijo ohraniti proces pridobivanja rezultatov skrivnost, je dovolj, da izvedete pretvorbo dokumenta dvakrat. In če lahko Portable Document Format uredi sam urednik, potem je zagotovljenoPodatke lahko vrne samo pretvornik PDF v Excelu.
