V zadnjih desetletjih je poslovna korespondenca po elektronski pošti pridobila veliko popularnost in postala eden glavnih načinov poslovne komunikacije. Danes je težko najti osebo, ki ne bi uporabljala elektronske pošte v praksi medosebne komunikacije. Kljub temu mnogi ljudje postavljajo vprašanja: kako poslati e-pošto po elektronski pošti, da se upoštevajo vsa pravila? Kako ustvariti dober vtis na pošiljatelja s pomočjo pristojnega pisma?


Ta članek opisuje pravila poslovne korespondence po elektronski pošti, praktični nasveti v članku pa vam bodo pomagali pri pravem poslovnem komuniciranju pri pisanju e-pošte. Mnogi začnejo svoj delovni dan s preverjanjem nabiralnika za nova sporočila. Na žalost, kljub prevladi te metode izmenjave informacij, mnogi ne vedo, kako pravilno uporabljati jezik poslovne korespondence, tako da sprejemajo e-pošto za neformalno komunikacijo. Zahvaljujoč hitrosti dostave e-pošte, e-pošta olajša izmenjavo pomembnih uradnih dokumentov, obrazcev, izjav, toda tukaj ljudje delajo napake pri pošiljanju pisem. Zelo pogosto se zgodi, da pri sestavljanju e-poštnega sporočila pri izmenjavi datotek naslovniki iz določenih razlogov ne predstavljajo spremljajočih esejev in se ne ujemajo s temami, ki bi lahko zapletle.prejemnikov. Namen tega članka je odgovoriti na vprašanje: Kako poslati elektronsko pošto po elektronski pošti in spoštovati vsa pravila poslovne pisne komunikacije preko elektronske pošte?

Pri pripravi elektronske pošte morajo biti izpolnjena vsa navedena polja

. Nujno je treba opisati temo, ki na kratko opisuje bistvo poslanega pisma. Pogosto je usoda poslanega pisma in hitrost rešitve problema, ki je opisana v njem, odvisna od pravilno opisane teme. Poslovna e-pošta naj se začne s pozdrave - to je preprosta manifestacija spoštovanja do prejemnika, ki je zelo pomembna za dopisovanje. Po pozdravu je treba slediti besedilu, ki se imenuje "telo črke", in na koncu ostaja podpis, na primer, "Lep pozdrav, Britsov Petr Ivanovich."

Pozdravi v poslovni korespondenci

Na tej točki je treba še bolj poudariti njegovo pozornost, saj je izraz spoštovanja zelo pomemben v vseh vidikih poslovne komunikacije. Optimalna dobrodošla fraza je "Dober dan" ali "Dober dan". Poslovna korespondenca po e-pošti pošiljatelju omejuje uporabo izrazov »Dober večer« ali »Dobro jutro«, saj lahko prejemnik pismo prebere veliko pozneje kot ga prejme. Prav tako ni pravilna uporaba izrazov zoženih v pozdravihneformalno komuniciranje. Po besedi ali besedni zvezi je treba naslovniku nasloviti ime in patronymic, in če je ime nepoznano pošiljatelju, se ta trenutek lahko preskoči. Po pozdravni besedi se lahko obrnete na namenski list črke.

Priložene datoteke v poslovni korespondenci po elektronski pošti

Če je glavni namen pisma ne le pisna izjava in izjava o bistvu vprašanja, ampak tudi pošiljanje datoteke, je bolje, da se najprej priloži predmet, ki se posreduje. Pogosto se zgodi, da veliko pošiljateljev, zaradi nepazljivosti, opisuje bistvo vprašanja v besedilu pisma, pozabijo priložiti potrebno prilogo. Takšna malomarnost lahko negativno vpliva na poslovni ugled pošiljatelja poslovnega pisma.

Elektronski naslov mora biti prepoznaven in jedrnat.

Pravila poslovne korespondence po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja k prepoznavnemu elektronskemu imenu, ki mora vsebovati resnične podatke o imenu pošiljatelja. Uradna pisma in pritožbe so zelo lakonski in nesmiselni, kadar so v elektronskem naslovu navedeni neformalni izrazi ali besede, na primer elektronski naslov "limon_petya". Izgleda zelo netopljivo za odraslega. Za poslovno korespondenco je bolje ustvariti ločeno e-pošto in elektronsko pošto vzdrževati po elektronski pošti.

S funkcijo hitrega odziva za odgovor na predhodno prejeta sporočila

Funkcija za odgovor ali odziv (v skrajšani različici izgleda, da Re :) pomaga uporabniku na hiter načinodgovarjate na prej poslana sporočila. Ta funkcija ima tudi univerzalno priložnost, da prebere predhodno korespondenco s sogovornikom o določeni temi. Toda pravila poslovne korespondence po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja, da preimenuje predmet poslovnega pisma, če se je v korespondenci bistvo razprave spremenilo.

E-pošta poenostavlja izmenjavo informacij, vendar poslovna korespondenca ne bi smela biti zanemarjena v pravilih ruskega jezika, saj lahko brezskrbna napaka vpliva na organ pošiljatelja, preden pošlje poslovno pismo. Preden pošljete pismo, morate večkrat pregledati besedilo in ga pazljivo preveriti, ali gre za črkovanje in ločila. Veliko e-poštnih odjemalcev ima funkcijo preverjanja črkovanja, zato bodite pozorni na besede, ki jih označuje rdeča črta. Če ste v dvomih glede pravilnosti pisanja, poiščite pomoč na spletu ali preverite črkovanje s pomočjo slovarja.

Polje cilja je treba izpolniti zadnje.

Da bi se izognili pošiljanju nedokončanih ali nepredpisanih črk, je treba naslov prejemnika poslovnega pisma vpisati v zadnjem trenutku pred pošiljko. To pravilo je vključeno tudi v osnovo poslovne korespondence po elektronski pošti. Pri izpolnjevanju ciljnega polja se lahko zgodi, da e-pošta ponuja tudi seznam prej uporabljenih prejemnikovmorate izostriti svojo pozornost, da ne bi napačno poslali izpolnjenega poslovnega pisma tretji osebi.

Strukturiranje poslovnega pisma

Pravila za oblikovanje besedila se ne nanašajo samo na papirne prevoznike, ampak tudi na pravila korespondence po elektronski pošti. Prejemniku ni vedno lahko brati velike količine besedila na zaslonu. Da bi to poenostavili, bi morali besedilo razdeliti v logično oblikovane majhne odstavke in preprečiti pisanje besedil poslovnih pisem zapletenih stavkov. Optimalna dolžina enega stavka v poslovnem pismu ne sme biti večja od petnajstih besed.

Bistvo poslovnega pisma bi moralo biti utemeljeno

. Poleg teme poslovnega pisma bi moral biti prejemnik zainteresiran in jasno formuliran prvi in ​​drugi stavek glavnega besedila. Naloga pošiljatelja je, da na začetku pisma navede bistvo problema ali vprašanje, s katerim naslavlja prejemnika. V prvem stavku je treba navesti namen, za katerega se poslovno pismo pošlje. Vzorec: "Obveščamo vas, da se pogoji za prevzem obveznosti po pogodbi št. 45 z dne 02012017" O dobavi razsutega materiala "končajo. Če želite obnoviti pogodbo, morate predložiti ponavljajoči se paket dokumentov. " Zaradi navedenega namena ima prejemnik priložnost priti v glavni pogled poslovnega pisma. Če je besedilo pisma preveliko, je bolje uporabiti funkcijo pritrditve predmeta s prilogo v obliki besedilnega dokumenta, vendar mora iz besedilnega polja pustiti spremni esej, ki pokriva poslovno pismo.Vzorec: "Pošiljamo vam elektronsko kopijo pisma podjetja" Mak-bud ". Prosimo vas, da nas obvestite o svoji odločitvi o nadaljevanju pogodbe št. 45 z dne 02012017 "O dobavi razsutega materiala" na rok, naveden v pismu. "

Na vsako poslovno elektronsko pošto je treba odgovoriti.

Obstajajo negativni primeri poslovne korespondence, ko prejemnik iz določenega razloga ne upošteva poslovnega pisma. Včasih lahko pride do primerov, ko odgovora ni mogoče dati v določenih situacijah, na primer, časovni rok za reševanje problema lahko traja nekaj dni ali pa je prejemnik v mislih in ne more takoj odgovoriti na vprašanje. V tem primeru je treba podati kratek komentar, na primer: »Pozdravljeni, Peter Ivanovič. Prejel sem vaše pismo, vendar je danes težko odgovoriti, saj bi se moral posvetovati z višjim vodstvom. Vaš problem bom prijavil generalnemu direktorju našega podjetja in do konca tedna podal uradni odgovor. S spoštovanjem, vodja oddelka za prodajo Belov Ivan Gennadievich ». Ne smemo pozabiti, da se dejstvo, da prejemnik poslovnega pisma ni odgovoril v treh delovnih dneh, lahko oceni kot ignoriranje in zavrnitev komunikacije s pošiljateljem.

Pri pripravi ustreznih dopisov je treba odgovoriti na vsa zastavljena vprašanja

. Če je pismo, naslovljeno na prejemnika, vprašljivo, je treba pri pisanju pisma odgovoriti na vprašanja v vrstnem redu, ki je naveden v prejetem besedilu podjetja.pismo Če so bila zastavljena vprašanja, pošiljatelj upa, da bo dobil konkretne odgovore na njih. Ko pišete odgovor, vam ni treba oštevilčiti, samo morate izraziti svoje mnenje v redu. Če želite odgovoriti na vsa vprašanja, morate najprej prebrati prejeto poslovno pismo večkrat, in če je preveč vprašanj, je bolje, da jih pišete ločeno, da se izognete priznanju. Če ni mogoče odgovoriti na nekatera zastavljena vprašanja, je treba omeniti, da v tem trenutku iz kakršnega koli razloga ni mogoče odgovoriti.

Ne zlorabljajte okrajšav, čustvenih nalepk in velikih črk

. Obstajajo negativni primeri poslovne korespondence, kadar jo pošiljatelji razredčijo z uporabo neformalnih simbolov v obliki čustvenih simbolov. Njihova uporaba je priljubljena pri komuniciranju v socialnih omrežjih, vendar pravila poslovne korespondence ne izražajo takšnih čustvenih izrazov, saj prejemnik morda ne pozna njihovega pravega pomena in jih vzame za čuden niz ločilnih napak. Prav tako je vredno zavrniti pisanje velike črke. Na internetu se množica besed, napisanih z velikimi črkami, imenuje »kričave besedne zveze« in pogosteje taki stavki nosijo negativno barvo. Ob prejemu elektronskega poslovnega pisma lahko prejemnik meni, da je taka pisava negativna, kar bi negativno vplivalo na zaznavanje pomena. Če morate v poslovnem pismu poudariti pomen nekega trenutka, je bolje uporabiti uvodne fraze, na primer"Mi opozarjamo vašo pozornost na dejstvo, da morate zagotoviti paket dokumentov za nadaljevanje pogodbe najkasneje 10022017 leto" ali "Prosimo, upoštevajte, da dokumenti za podaljšanje pogodbe je treba predložiti 10022017 leto."

Za prenos osebnih ali zaupnih podatkov je treba opustiti elektronske poštne predale, ker je nevarnost prestrezanja informacij zlonamernih oseb za uporabo v lastne pridobitne namene. Te informacije lahko vključujejo: telefonske številke, gesla za bančne kartice, osebne bančne račune itd. Pomembno je vedeti, da so informacije shranjene na strežniku poštnega posrednika in da se lahko v primeru kraje ukradejo.

Na koncu pisma mora nujno biti podpis pošiljatelja

Kot je že bilo omenjeno, mora vsaka poslano pismo vsebovati kratek podpis. Pogosto razvijalci nabiralnika vnesejo funkcijo podpisa, ki lahko vnese svoje podatke o položaju, ime in kontaktno telefonsko številko. Nato bo ta blok samodejno prikazan na koncu vsakega lista, kar bo poenostavilo tipkanje. Pomembno je, da podpis pravilno ustvarite, tako da ima prejemnik možnost, da se ob odgovoru na pismo pravilno obrne na pošiljatelja. Primer podpisa lahko izgleda takole: "Lep pozdrav, vodja prodajnega oddelka Petrov Nikolay Aleksandrovich, +79810000000." Za zaključek je mogoče ugotoviti, da za razumevanje, kako voditi poslovno korespondenco po elektronski pošti, ni treba razvijati dodatnih inkompleksne osnove. Potrebno je le držati se osnovnih pravil etikete in spoštovati norme ruskega jezika.