Vsebovane v preglednicah podatkovne baze uporabnik ni vedno potreben za vsak trenutek svojega dela v celoti. Zato aplikacije MS Office omogočajo orodja, ki omogočajo pošiljanje informacij v obliki, ki je enostavna za upravljanje. V članku si poglejmo nekatere izmed njih.

Kaj je in zakaj

Eno od teh orodij je filtriranje podatkov. Uporablja se za izbiro iz celotnega niza samo tistih zapisov, ki izpolnjujejo potrebne pogoje. Hkrati so shranjene vse informacije o objektu, vendar oseba vidi samo potrebne vrstice, druge pa, ki ne izpolnjujejo danih pogojev, so skrite. Izbira se izvede pri enem ali več pogojih pri določanju omejitev na več poljih. Vsaka nadaljnja omejitev se doda obstoječim, količina prikazanih informacij pa se zmanjša, zaradi česar je delo z matriko še lažje.


Vse sodobne preglednice in baze podatkov omogočajo iskanje zapisov. Ker so programi zbirke MS Office najpogosteje uporabljeni pisarniški posli, moramo bolje razumeti, kako filtri delujejo v teh aplikacijah.

Excel

Excelovo filtriranje podatkov je na voljo na več načinov. Izvaja se v skladu z vsebino stolpcev tabel glede na vrsto. V tem primeru se izberejo posebne vrednosti celic ali pogojev. Pogoji za izbiro vrstice so odvisni tudi od vrste informacij v stolpcu. Najlažje izberete orodje za urejanje plošče.HOME zavihki. Izberite stolpec celice, na spustnem seznamu gumba "Razvrščanje in filtriranje" izberite element "Filter". Istočasno se v prvi celici stolpca prikaže gumb s puščico, ko se klikne, se odpre spustni meni za razvrščanje in filtriranje podatkov v Excelu.


Tu so določeni parametri izbire vrstic za prikaz.

Izbira po vrednosti

Na primer, uporabili bomo preglednico Excel za prodajalne kozmetike. Najenostavnejša vrsta izbire - po vrednosti. V ceniku je polje "Vrsta kozmetike". Želimo pregledati vse razpoložljive izdelke za nego nohtov. V polju s spustnim seznamom navedite seznam možnih možnosti, vključno z elementom "Nail". Če je seznam elementov stolpca predolg, uporabite iskalno polje. Počistite vse ostale elemente, razen tiste, ki jo želite, in kliknite V redu. Vidna le ostala kozmetika za nohte. Seznam izdelkov lahko dodatno zmanjšate tako, da na primer izberete samo izdelke MAX FACTOR in prejmete pismo o skladnosti za nohte tega proizvajalca.

Izbira pod pogojem

Kako sedaj prikazati vse izdelke za lase, če med njimi obstaja več vrst izdelkov: balzami, maske, geli itd.? Izberete lahko več elementov z zastavami, vendar lahko določite filtriranje podatkov po vrsti polja. V našem primeru je stolpec vseboval besedilo in na njega so uporabljeni besedilni parametri. Uporabnik določi niz za poizvedbe v naslovih. V tem primeru vsebina celiceenačiti ali izključiti iz iskalnega niza. Najdete lahko zapise, ki vsebujejo ali ne vsebujejo besedila, ki se začne ali konča z določenimi znaki. Za nastavitev težjih pogojev se priporoča, da nastavite svoja pravila.
Tukaj je nekaj pogojev. Vsi so lahko obvezni ali pa zadostujejo samo nekaterim (parametri "I" in "OR"). Graditelj ponuja možnost določanja pogojev za različne vrste: besedilo, številke, datum in čas, logično itd. Priročen način je filtriranje podatkov v MS Excelu za numerična polja. Denimo, v našem ceniku, želimo, da bi našli denar za ustnice s stroški do 300 rubljev. V stolpcu "Kozmetika" izberemo dve postavki v stolpcu "PUMAD" in "BLISK FOR GUB". V stolpcu "Cena" izberite položaj "Številski filtri" v nasprotju z besedilnim stolpcem z vrsto kozmetike. Izberite med možnostmi, da je postavka "manj ali enaka" in v oknu z možnostmi izdamo 300 rubljev. Po kliku na gumb "OK" dobimo seznam štirih vrst "Lipstick" in "Lip Gloss" s stroški, ki so manjši od 300 rubljev. Nazadnje dodamo še en pogoj za filtriranje podatkov - po barvi. Naš cenik prikazuje primere barvne sheme dekorativne kozmetike. To bomo uporabili in izbrali sredstva za ustnice svetlo roza odtenka. V meniju stolpca Barvna gama izberite Filter po barvah, kliknite gumb "Druge barve celic", če predlagana izbira ni dovolj, in izberite želeni odtenek. Z gumbom "Ok"le sredstva ostanejo v pravi ceni in barvni paleti.

Razvrščanje in iskanje informacij

Tudi po tem, ko so vnosi skriti, so lahko številni za izbiro ali analizo. V tem primeru je še ena priročna lastnost sortiranje po MS Excelu. V meniju, ki smo ga že preučili, obstajajo elementi, ki vam bodo pomagali zgraditi elemente tabele v zahtevanem vrstnem redu, kar bo olajšalo iskanje. Razvrščanje elementov v stolpcu je mogoče, odvisno od vrste informacij v njem. Za besedilna polja je predlagana delitev od "A" do "I" in v nasprotni smeri. Primerno je, na primer, za bolj priročno iskanje po imenu stranke, imenu partnerja itd. Številska polja so razvrščena po naraščajočem in padajočem. Paziti je treba, če so številke vnesene v stolpec kot besedilo. V tem primeru bodo urejeni kot besedilo, to pomeni, da bodo številke 1011100 12110 po naslednjem vrstnem redu, odvisno od oblike polj:

Razvrščanje v numerični obliki






10



11


) 100



12



11



100



110



110



12

Vnosi so razvrščeni po številnih parametrih. Če želite to narediti, obstaja možnost, da prilagodite razvrščanje v meniju "Sortiranje in filtriranje". Izberete, katera polja želite razvrstiti, katere vrste in v katerem vrstnem redu želite uporabiti: Prilagodljivi seznami vsebujejo dneve v tednu in mesecih, uporabnik pa lahko s svojimi elementi vnese svoje.

Dostopna podatkovna zbirka

Ne manj uporabna filtracija v podatkovnih bazah. V programu Access je na voljo več možnosti za pridobitev potrebnih informacij: z uporabo splošnih parametrov, za določeno vrednost, v obliki in s pomočjo poizvedb.

V glavnem zavihku programa najdete orodno vrstico Sort in Filter. Gumbi na njem se uporabljajo za izvedbo določenih operacij. Access uporablja enak mehanizem kot Excel. Oglejmo podrobneje o tistih metodah, s katerimi še nismo seznanjeni.

Načini

Splošno filtriranje podatkov v programu Access se izvaja na enak način kot v programu MS Excel z uporabo spustnega menija v glavi stolpca. Po analogiji se iz seznama izbere ena ali več postavk ali pa izbire uporabimo glede na vrsto informacij v stolpcu. Če želite kot parameter določiti določeno vrednost v celici, izberite to celico in v meniju Razvrsti in filtriraj izberite meni Izbira ali pa z desnim klikom povzročite seznam razpoložljivih dejanj. Možnosti izbire so odvisne od vrste vsebine celice. Filter je preprost način za iskanje zapisov z možnostjo uporabe več parametrov. Imenuje se "napredna" operacija - "Filter". To ustvari prazen obrazec, na katerem nastavite parametre, nato pa kliknite "Napredno" - "Uporabi". Zdaj obrazec vsebuje samo zahtevane vnose.

Zahteve za zbiranje podatkov

Dodatno priročno sredstvo za filtriranje podatkov v zbirki podatkov so poizvedbe. Njihovo ustvarjanje zahteva čas in potrebne spretnosti, vendar imajo poizvedbekoristi. Najprej, ko napišete vzorčno zahtevo in jo shranite, dobite mehanizem, ki ga lahko uporabljate neprekinjeno za izdelavo poročil, izhodnih vrstic obrazca, ustvarjanje kompleksnih navzkrižnih sklicev itd. podatke za vsakega od njih. Ti objekti DB so ustvarjeni z uporabo čarovnika za oblikovalce, poizvedbe ali urejevalnika SQL. Vzorec SQL poizvedb ima strukturo tipaIzberite [seznam polj]

Iz [tabela]

Kje [pogoji]

]

Tukaj so v pogojnem bloku določeni parametri, za katere so izbrani vnosi. Na primer, podali bomo zahtevo za izbiro vnosov iz tabele "Blago v skladiščih". Moramo izbrati črte z vazami pod naslovom "Hobiji" in videti, koliko blaga s tem imenom je v vsakem od zlogov.

SELECT [Vrsta blaga]. [Vrsta izdelka], Vaza, Vaza, [Blago v skladiščih]. 92) IZ PRANJA INNER JOIN [Izdelki skladišča] NA Vaze.Kод = [Dobava skladišča]. AND ([Vaze]. [Vase] = "Zajem"));Rezultat bo videti takole:

V načinu konstruktorja ima poizvedba obliko:

Shranjevanje in nadaljnja uporaba

Včasih je treba enkrat uporabiti izbrano izbiro ali njeno avtomatsko uporabo pri zagonu tabele ali obrazca. Stanje shranjevanja se samodejno pojavi ob zapiranju objekta. Nadaljnje odpiranjeprikazani so vsi vnosi in za ponovno uporabo shranjenih omejitev morate klikniti gumb Filter na plošči Razvrsti in filtrirati. Če želite samodejno uporabiti želeno izbiro, uporabite lastnost predmeta »Upload Filter«, tako da ga nastavite na »Yes«. Drug način za shranjevanje in uporabo - kot poizvedba. V ta namen nastavite parametre. Konfigurira potrebna polja za iskanje, razvrščanje in filtriranje podatkov ter njihovo shranjevanje v kontekstni meni. Nato se prenese iz istega menija z ukazom "Prenesi zahtevo"

Iskanje in ustvarjanje seznama v programu Access

Po analogiji z MS Excel, omogoča uporabniku možnost razvrščanja po stolpcih, da se olajša iskanje želenih informacij. Razvrščanje vrednosti poteka v abecedi za besedilo (v neposrednem in obratnem vrstnem redu), naraščajoče in padajoče za numerične informacije in datume. Lahko ga uporabite na več poljih hkrati, kar še bolj pomaga pri iskanju zahtevanih zapisov. Polja z besedilom razlikujejo med velikimi in malimi črkami. Da bi našli zapis z vnosom niza uporabljenega mehanizma iskanja - gumb "Poišči" isto orodno vrstico z imenom. Parametri iskanja se vnesejo v okno - vrstica, kraj, smer, del polja, register. Mehanizmi za razvrščanje, iskanje in filtriranje podatkov v preglednicah baze podatkov močno poenostavljajo delo z velikimi količinami informacij. Če se boste z lahkoto naučili uporabljati, bodo ta orodja na voljobo pospešil in olajšal vsakodnevno delo.