Urejevalnik preglednic Microsoft Excel potrebuje veliko podatkov za izvajanje. V tem procesu je enostavno narediti napake in ker veliko ljudi uporablja program za ustvarjanje poročil, lahko pride do povezanih vprašanj. Da bi preprečili take težave, so razvijalci uvedli posebno funkcijo - preverjanje podatkov v Excelu. Poleg preverjanja obstaja še veliko drugih funkcij, ki vam omogočajo to delo. Navedite obstoječe vrste inšpekcijskih pregledov.

Preverjanje vnesenih vrednosti

Microsoft Office Excel vam omogoča prilagodljivo nastavitev vnesenih vrednosti. V tem primeru bo pravilnost preverjena z enim ali več parametri. To vam omogoča, da prilagodite iskanje in celico.

Številčni pregledi

Za zapisovanje v celico tabele je mogoče razrešiti samo en tip podatkov. Ti vključujejo:

Celoštevilčne vrednosti v celici lahko vnesejo samo številke brez delnega dela. V tem primeru lahko omejite tudi njihove vrednosti na določeno območje ali pa prepovete vnos negativnega. To je zelo primerno za stolpce in vrstice.

Veljavne številke. V celico lahko vnesete samo številske vrednosti, ki lahko vključujejo delni del (do deset). Vendar pa ni mogoče vnesti nobenega besedila. Datum lahko vnesete pozneje.

Pri izbiri možnosti "Datum" bo mogoče vnesti številske podatke samo v določeni obliki. To storite tako, da preverite in poiščete vneseno številko in atnapačna izbira oblike prikaže napako. Razpon vrednosti: od 1. januarja 1900 do 31. decembra 9999.

Če izberete vrsto časovnih omejitev, kot v primeru datuma, lahko vnesete samo časovni interval v določeni obliki. Vnesene vrednosti lahko omejite tudi na primer, ko vnesete podatke šele po poldnevu. Podatke lahko vnesete tudi v program Microsoft Office Excel z uporabo numerične enakovrednosti. Da, 12:00 je številka 0.5. Razlog za to je, kako so podatki shranjeni v programu Microsoft Office Excel. Aplikacija v datumu in času ustreza delnemu številu. Na primeru poldneva: 12/24 = 0,5.

Preverjanje besedila

Omejite lahko način vnosa besedila z različnimi metodami. Poglejmo natančneje.

Preverite podatke v Excelu za dolžino vhodnega besedila. Primerno za imena in priimke podjetij. Hkrati je dovoljeno v določeno celico vnesti samo vnaprej določeno količino znakov. Vnesete lahko tudi številke in datume. Vendar pa obstajajo njihove posebnosti. Zaradi shranjevanja datumov v pomnilniku v obliki decimalnega števila datum ne bo mogoče vnesti pozneje kot 13/10/2173, ampak samo, če je dolžina vnesene vrednosti omejena na 5 znakov. Enako velja za formule. Če je rezultat formule predolg, vnos v celico ne bo izveden.

Seznam omejitev. Preverjanje vnesenih podatkov v Excelu se izvaja z vnaprej določenim seznamom omejitev. V tem primeru lahko določite seznam omejitev. Poleg tega lahko na seznamu podate vrednosti s povezavo do celice ali imenovane formule.Seznam lahko izpolnite na različne načine.

Uporaba formule

Obstaja ločen parameter, če nobeden od standardov ne ustreza potrebam uporabnika. Validacija podatkov v Excelu v tem primeru sledi formuli. V polje z besedilom boste morali vnesti formulo, ki ustreza želenemu tipu vrednosti, ki bo vnesen v celico. Tako Excel natančneje preveri podatke v celici.
Nekateri načini vstopa.

Da bi celica lahko vsebovala samo besedilo brez znaka, lahko za vnos definirate samo besedilne vrednosti. Ker je pri normalni validaciji podatkov nemogoče omejiti vneseno vrednost in je v besedilnem polju mogoče vnesti številko po pomoti.

Omeji vnos pod pogojem, da vrednost v eni od celic presega vnaprej določeno območje.

Dodajte preverjanje vnesene vrednosti s formulo "IF". V tem primeru lahko vnesemo samo vrednosti, ki ustrezajo resnici v formuli. Tako na primer ne morete vnesti napačne starosti ali zneska denarja.

Poleg tega je možno vnesti samo določene vrednosti, ki se ne sekajo v območju celic.

V tem primeru obstajajo omejitve pri uvedbi formul. Zato je bolje uporabiti pogojno oblikovanje.

Zaključek s komentarji, če je celica

Funkcija za preverjanje veljavnosti podatkov programa Excel lahko doda različne pripombe pri izbiri trenutne celice, v kateri se preverja vnos za preverjanje vnesenih vrednosti. Če želite to narediti, pojdite na razdelek v potrditvenem poljusporočilo, da vnesete in vnesete besedilna polja glave in sporočite poljubno besedilo.
Takšen komentar bo ostal na zaslonu, medtem ko bo izbrana celica verjetno koristna za dolgoročno delo.

Zaključek sporočila o napaki

Kako narediti preverjanje podatkov v Excelu? Če uporabnik vnese napačno vrednost, lahko prikažete sporočilo o napaki in predlagate, da ponovno vnesete vrednost. Aplikacija je v celoti skladna s funkcijo MessageBox vgrajenega programskega jezika v programu Microsoft Excel Visual Basic. V potrditvenem polju pojdite v razdelek »Sporočilo o napaki« in potrdite potrditveno polje »Prikaži poročilo o napaki«, izberite vrsto sporočila, vnesite naslov in poljubno sporočilo v polje z besedilom. Preverjanje vnosa podatkov v Excelu se v tem primeru izvede v dveh pogojih. Vrste sporočil o napakah:

"Stop" - prekliče vnos napačnih informacij, prikaže določeno sporočilo.

"Opozorilo" - Če izberete to vrsto sporočila, bo prišlo do opozorila o nepravilnosti vnesenih podatkov, program bo predlagal odpravo napake.

"Sporočilo" je približno enako opozorilu, vendar izgleda manj impresivno in ne ponuja spremembe vsebine celice.

Uporaba povezav do drugih listov

V novih različicah programa lahko povežete nekaj nepovezanih listov, kot pri običajnem oblikovanju. Da bi pri izpolnjevanju pogojev lahko preverili razpoložljivost informacij na drugem listu,lahko uporabite funkcijo pridobivanja imen.

Za pravilno izvedbo preverjanja podatkov na drugi črki je treba najprej določiti ime lista in ime celice, nato pa se s sklicevanjem na sklicevanje nanaša na celotno ime lista in celice ter pravilno vnesite podatke Težavo smo odpravili z nadgradnjo distribuiranega paketa Microsoft Office do leta 2010. Vendar pa v prejšnjih različicah na listu ni mogoče prikazati preverjanja podatkov, ki se izvede na ta način.

Načelo validacije podatkov

Podprogram opravlja svoje delo pri preverjanju podatkovne tabele, vnesene v celico. V tem primeru vgrajen programski jezik deluje, s pravilno vrednostjo napake ne bo prišlo. Če pa vrednost ne ustreza vrsti ali velikosti, se bo prikazalo sporočilo o napaki, vendar to ima svoje omejitve. Ko poskušate vnesti podatke z vstavljanjem iz odložišča ali ko je samodejno izpolnjevanje končano, preverjanje ne bo delovalo. Poleg tega, v primeru kopiranja, lahko "visi" pravila preverjanja in v nekaterih primerih jih izbrišete.

Kako najti celico za preverjanje podatkov

Orodje za izbiranje celic lahko uporabite za iskanje vseh celic v delovnem listu, ki so polne validacije podatkov na delovnem listu. Nahaja se v razdelku "Domov". Podatki za preverjanje lastnosti za to orodje vam bodo omogočili, da izberete vse potrebne podatke v celici.