MS Access je sistem za upravljanje baz podatkov, ki je priložen distribuiranemu programu Microsoft Office. Čeprav je njegova funkcionalnost nekoliko nižja kot v specializiranih programih, mnogi uporabljajo aplikacijo zaradi svoje enostavne uporabe. Ustvarite poročila v programu Access in postopek, potreben za dokončanje dela. Poročila so način za vzorčenje podatkov s končano bazo podatkov z enim ali več določenimi parametri.

Koncept in izdelava poročil v Accessu

Poročilo je oblikovan prikaz informacij, ki so vključene v končno bazo podatkov. To so poročila, ki se natisnejo in zbirajo niz podatkov. S funkcijo v Microsoft Office Accessu lahko dobite skoraj vsak vzorec podatkov. Lahko zberete potrebne informacije, ki so prisotne v berljivi obliki. Poleg tega lahko analizirate podatke, pa tudi posplošite različne kazalnike.


Če podatke neposredno natisnete, torej v nestrukturirani obliki (tabele, poizvedbe), se izkaže, da so podatki natisnjeni v obliki, v kateri so prisotni v programu. Ustvarjanje poročil v programu Access vam omogoča, da obidete ta postopek in pridobite informacije na bolj znani način. Poleg tega lahko z uporabo poročil poenostavite delo in preberete informacije. Podrobno poročilo vsebuje zahtevane kazalnike iz baze podatkov. Vendar pa so njegove značilne značilnosti delitev na odstavke s prisotnostjo naslovov in nog.

Struktura dostopa do MS in generiranje poročil

Za poenostavitev razumevanja informacij v MS Accessu podKo ustvarite poročilo, lahko dodate različne besedilne elemente. Poleg tega lahko podatke strukturirate iz tabel.


Te sestavine vključujejo:

Naslov.

Glave in noge.

Delovni prostor.

Opomba.

Naslov

Zahteva se za naslov poročila in ob tiskanju se prikaže na vrhu prve strani poročila. Lahko se uporablja za shranjevanje podatkov, zlasti pogosto uporabljenih za prikaz podatkov, ki vsebujejo del baze podatkov, ki jo želite natisniti, in enkrat v začetnem razdelku poročila. Če želite v strukturo poročila dodati naslov, morate uporabiti razdelek »Pogled«, ukaz »Naslov« ali »Obvestilo o poročilu«.

Glava

To je približno enako kot v MS Word. Vendar pa se v programu Access uporablja za ustvarjanje različnih imen stolpcev podatkov. Poleg tega lahko za dodajanje številk strani uporabite tudi zgornje in spodnje glave. Privzeto sta v Microsoft Accessu naenkrat izdelana dva zgornja in spodnja glava. Če želite ustvariti samo enega, morate iti v razdelek »Pogled« in nato na glave gumbov. Če želite odstraniti enega izmed njih iz delovnega prostora, morate uporabiti lastnosti. V parametru višine glave morate vnesti vrednost "nič".

Delovni prostor

Nahaja se med glavo in nogo. Vsebuje osnovne podatke poročila. S tem delom se začne ustvarjanje obrazcev in poročil v programu Access. V tabelarni obliki so informacije, kipotreben za tiskanje. Tiskanje temelji na poizvedbi ali določeni tabeli zbirke podatkov. Za dodajanje ali brisanje podatkov lahko uporabite seznam polj in ploščo po meri. To ploščo se skrije z možnostjo. Da se ne prikaže na zaslonu, morate navesti lastnost višine nič.

Noga

Nahaja se na dnu strani, ko je natisnjen. Lahko se uporablja za izpis rezultatov, datum dela ali oštevilčevanje strani. Natisne na vsaki strani. Hkrati lahko natisnete več vrst podatkov.

Opomba

je en sam tekstovni blok. Nahaja se na zadnji strani poročila v delovnem prostoru neposredno nad nogo. Uporablja se za tiskanje podatkov, ki jih morate natisniti enkrat. Med njimi so poročila, zbirni podatki ali polja podpisov. Če želite dodati opombo v MS Access, morate v razdelku »Pogled« izbrati funkcijo »Glava /opomba«. V tem primeru program takoj ustvari naslov in opombo.

Kako ustvariti poročila

Pri razvoju vseh Microsoftovih izdelkov je bilo načrtovano, da vam omogoči več možnosti za delo s poročili in poizvedbami. V Microsoft Accessu lahko poročila ustvarjate na več načinov. Ti vključujejo:

Vgrajen oblikovalec.

Autoresponders.

Samodejno sledenje v stolpcu ali traku.

Diagrami.

Kako ustvariti poročilo

Najlažji način je čarovnik za samodejna poročila. Njegova funkcija vključuje sposobnost postavljanjaizbrane vrstice in stolpce iz različnih podatkovnih baz v delovnem prostoru in hkrati ima več stilov oblikovanja. Po končanem samodejnem delovanju lahko podatke dodajate ali spreminjate s pomočjo konstruktorja.
Poleg tega lahko s funkcijo ustvarjanja samodejnih poročil hitro dobite poročilo. Potem po izvedbi je možno v načinu oblikovalca popraviti. Ustvarjanje preprostega poročila v MS Accessu je takšno:

Najprej potrebujete pripravljeno bazo podatkov. Pojdite v razdelek »Poročila« in kliknite na pojavno okno »Ustvari«. Odpre se okno z izbiro vrste poročila.

Za hitro izdelavo poročila morate v stolpcu ali traku izbrati samodejni odgovor.

Nato morate izbrati vir informacij z uporabo že pripravljene baze podatkov ali zahteve po informacijah.

Potrdi

Nato bo čarovnik za samodejna poročila izdelal poročilo po izboru, ki se bo odprlo v načinu predogleda. Tukaj lahko vidite videz dokončanega poročila.

Nato po dokončanju urejanj morate iti na zavihek " Datoteka "in kliknite gumb" Počisti " V oknu morate vnesti polno ime poročila in nato izbrati imenik ali izmenljivi pogon.

Natisni

Izdelava poizvedb in poročil v Accessu se konča z žigom. in ga morate natisniti, uporabite naslednje ukaze:

V razdelku »Datoteka« in kliknite ustrezno tipkonatisnite

V oknu, ki se pojavi, morate klikniti na gumb strani.

Nato izberite, katere strani želite natisniti, in potrdite izbiro.

​​Pred začetkom tiskanja se morate prepričati, da je poročilo pravilno. Da se prepričate, da podatki niso bili premaknjeni in pravilno vneseni, morate v zavihku Pogled pogledati razdelek za predogled. Če je predzadnja prazna stran, so težave najpogosteje povezane z napačno postavitvijo opomb. Preverite višino in, če je potrebno, nastavite parameter višine na nivo 0. Če so prazne strani, bo širina polj poročil verjetno presegla širino papirja. Poskusite tiskati v ležečem načinu ali spremenite širino v poljih. Pri delu ne dovolite, da širina polj presega celotno velikost delovnega prostora + levo in desno prazno polje.