Preglednice MS Excel se uporabljajo za analizo podatkov, ki jih vsebuje. Informacije se analizirajo v izvirni obliki, vendar pogosteje zahteva predhodno urejanje. V članku bomo preučili, kako se znebiti nepotrebnih, ponavljajočih se podatkov, če otežijo obdelavo datoteke.
Iskanje podvojenih vrednosti
Razmislite na primer. Kozmetična trgovina redno prejema cenik od dobaviteljev v Excel formatu. Predpostavimo, da je ime blaga v vseh podjetjih enako. Da bi naredili naročilo, želimo najprej določiti, katera od podjetij, katerih izdelki so bolj dobičkonosna po naročilu. Če želite to narediti, morate najti iste vnose in primerjati cene v njih. Dokler ne odstranimo dvojnikov v Excelu, bomo za analizo stroškov našli samo isto blago. V ta namen bomo kot pogoj uporabili oblikovanje celic. Dodelite stolpec z imenom blaga in odprite zavihek »Slogi« v orodni vrstici »Domov«. Gumb »Pogojno oblikovanje« odpre seznam spustnih ukazov, iz katerih nas zanima »Pravila za izbiro celic«.
Potrebujemo pravilo - "Ponovljive vrednosti". V oknu določite barvo, ki bo označena z dvojnimi elementi območja. Po združitvi celic s pomočjo filtra lahko izberete samo njih, jih razvrstite po imenu izdelkov, izvedete analizo cen in odstranite dvojnike v Excelu.
Iskanje edinstvenih vrednosti
Zgoraj opisana metoda je primerna tudi za izbiro elementov, ki se nahajajo v ednini. Za takšno izbiro storite enako kot v prejšnjem odstavku. Odprite zavihek Slogi na zavihku Domov in kliknite gumb »Pogojno oblikovanje«. Na seznamu operacij izberite »Pravila za izbiro celic«.
Zdaj pa morate v oknu nastavitev filtra iz spustnega seznama izbrati vrednost, ki ni Ponovitev, in "Unikat". Program bo izbrano barvo označil le za tiste elemente stolpca, ki se pojavijo v enem samem primeru.
Odstranjevanje dvojnikov
Po združitvi več cenikov v eno datoteko v tabeli je treba večkratnih vnosov izbrisati. Ker je seznam izdelkov zelo dolg, njegova ročna obdelava zahteva veliko časa in zahteva precejšnje napore. Veliko bolj priročno je uporabiti možnost, ki jo ponuja program. Če želite odstraniti podvojene podatke v Excelu, obstaja ustrezen menijski ukaz. Nahaja se na zavihku "Podatki" v bloku operacij "Delo s podatki". Ko kliknete gumb, se odpre pogovorno okno. Če skupine celic niso bile dodeljene pred klicanjem ukaza na listu, program takoj ponudi označevanje stolpcev, ki jih je treba najti, in odstranitev ponovitve. Če vnaprej izberete polja enega stolpca, bo Excel poslal sporočilo o natančnosti, v katerem bo treba izbrati, ali naj uporabi samo izbrano območje ali ga v naslednjem postopku razširite.
Nato označite stolpce, da najdete dvojnike. Funkcija je primerna, kar omogočapoiščite polne ujemke in odstranite podvojene nize v Excelu in se ujemajo samo za posamezna polja.
Na primer, v našem primeru lahko ponavljanja iščemo le po imenu, kodi, vrsti in proizvajalcu blaga, saj vemo, da bodo cene in dobavitelji drugačni. Takšna obdelava bo omogočila, da se seznam edinstvenih elementov izdelka doda na seznam za lasten cenik ali katalog.
Izbira edinstvenih zapisov
Drug način za odstranitev podvojenih zapisov v Excelu je, da izberete samo edinstvene vrednosti izbranega razpona tabele. Pokažimo ga na zgledu. Dodelite skupino celic, ki morajo odstraniti podvojene vrednosti, in na kartici »Podatki« odprite zavihek »Podatki«. Tukaj najdemo blok ukazov "Razvrščanje in filtriranje" in izberemo enega od njih - "Napredno". V oknu vnesemo parametre izbire polja. Če izvirne tabele ni treba shraniti, izberite možnost »Filtriraj seznam na kraju samem«. Če pa delo z njim ni končano, je bolje, da rezultate filtra prenesete na drugo mesto.
Izberemo skupino polj za obdelavo in označimo celico, v kateri bodo postavljeni filtrirani podatki. Če želite kot rezultat pridobiti edinstvene vnose, izberite potrditveno polje "Samo edinstvene vnose". Dobimo rezultat iz prvotnih 27 zapisov, samo 19 brez ponovitev. Na ta način lahko v Excelu 2003 odstranite podvojene podatke, medtem ko se je prejšnja pojavila samo v različici programa 2007.
Dodatna priporočila
Pred brisanjem informacij iz tabel upoštevajte nekaj nasvetov. Najprej opraviti takšne ukrepeNaredite kopijo tabele in izvedite operacije z njo. Ali pa jo pustite kot varnostno kopijo in spremenite izvirnik. V nasprotnem primeru lahko izgubite podatke o datoteki ali spremenite postavitev lista. Če izhodna tabela vsebuje skupine, seštevke ali vmesne vsote, jih morate odstraniti, preden odstranite podvojene podatke v stolpcu Excel. Iskanje istih elementov v poročilih vrtilne tabele ne deluje. Poleg zgornjih je možno z enačbami odstraniti podvojene elemente stolpcev, vendar je ta metoda precej delovno intenzivna in nima smisla uporabljati v sodobnih različicah programa.
