Elektronska pošta je zaradi velikega števila prednosti pred listi papirja že dolgo eden glavnih načinov komuniciranja. Vendar ima ta vrsta komunikacije, tako kot mnoge druge tehnološke inovacije, svoja pravila. Kljub temu, da je komunikacija prek e-pošte postala sestavni del mnogih sfer življenja, večina uporabnikov ne bo mogla odgovoriti na vprašanje, kaj sestavljajo sestavne dele e-pošte.
Struktura elektronske pošte z vidika uporabnika
Elektronska sporočila so podobna in se zelo razlikujejo od običajne starejše generacije papirnih listov. Toda ne glede na poštne storitve je struktura e-pošte vedno iste vrste. Navedemo sestavne dele elektronske pošte, ki na kratko opisujejo vsako od njih:
Polje "Do". To polje določa naslov prejemnika. Če je več naslovov, jih ločite s podpičjem.
Polja "Predmet pisma". V številnih poštnih storitvah velja, da je obvezna za polnjenje. Uporabnikom bo lažje najti pismo, če je tema v njem pravilno določena.
Besedilo pisma. Telo črke je glavno besedilo.
Skrite komponente elektronske pošte
Obravnavali smo navidezno strukturo lista. Razen vidnega prostega očesa elementov, sestavni deli elektronske pošte vključujejo tudi naslednja polja:
od koga (to polje je izpolnjeno)samodejno);
izvod (razen glavnega naslovnika, kopija pisma se pošlje drugemu);
Skp (uporablja se, če je treba kopijo pisma poslati brez navedbe glavnega naslovnika);
priloga.
Sestavni deli elektronske pošte s tehničnega vidika
S tehničnega vidika ima vsak elektronski naslov naslednje sestavne dele:
Glave ali imenujejo se tudi ovojnice za protokol SMTP. Te glave so lahko del pisma in morda niso vključene v to pismo. To pomeni, da lahko pride do situacije, ko ima poštni strežnik več informacij, kot je določeno v telesu sporočila. Glava vsebuje pošiljatelja, prejemnika in naslov za pošiljanje spletnega mesta.
To je sporočilo, ki se v jeziku protokolov SMTP imenuje Podatki. Po drugi strani pa je razdeljen na:
naslov pisma - po analogiji s papirno pošto, vsebuje podatke o poštnih strežnikih, po katerih je pismo prešlo, in nekatere druge informacije;
Besedilo črke - neposredno besedilo črke.
Struktura elektronske pošte za korespondenco
Če bi še vedno razpravljali o strukturi elektronske pošte s tehničnega vidika, potem obravnavamo elemente pravilno sestavljene elektronske pošte za korespondenco, saj vsaka samoumevna družba poskuša spoštovati splošno sprejete komunikacijske norme. Čeprav obstaja veliko število različnih klasifikacij elektronskih sporočil, so glede na strukturo oblikovanja razdeljene v dve skupini. Prva skupina - sporočilauporabljajo se med delom. Druga je pisma o soglasju: sporočila, ki povzemajo sestanek, navajajo časovni razpored dela in druge pomembne vidike, ki pojasnjujejo ukrepe, ki jih zahteva vsaka stranka. Navedite sestavne dele elektronske pošte vsake vrste posebej.
Pismo-sporočilo
Njegova struktura mora nujno vključevati:
Predmet pisma. Na tem področju je najbolje navesti, kaj pričakujete od stranke gostiteljice, kot je sestanek ob času sestanka, seznam vprašanj za obravnavo in tako naprej.
Čestitke. Tudi če je pismo predvideno za pošiljanje več osebam, etika poslovnega komuniciranja vključuje obvezne pozdrave prejemnikov.
Vsebina sporočila. Pravzaprav besedilo e-pošte, v katerem kolikor je mogoče opisuje zahtevo.
Podpis podjetja. Kar mnogi pozabijo. Pravilna predloga podpisa podpisov vključuje F.I.O. in položaj avtorja, njegove kontaktne podatke (telefonska številka, povezava do spletne strani podjetja, e-pošta itd.). Podpis se lahko razlikuje glede na pravila in predpise, ki jih sprejme organizacija.
Polja "Do" in "Copy". Nenamerno niso naštete po naključju - po njihovem polnjenju v zadnjem zavoju izključite možnost pošiljanja nepodpisanih ali nepreverjenih sporočil.
Pismo o soglasju
Kot je navedeno zgoraj, se ta vrsta elektronskega sporočila uporablja za povzetek sestanka, za določitev akcijskega načrta z vsake strani in za določitev pogojev izvršitve. Taka pisma sonekakšen "protokol" sestankov in nam omogočajo, da informacije strukturiramo. Ta vrsta pisma temelji na načrtu:
Pozdrav. Če je bilo število udeležencev srečanja, katerega izid je v pismu, majhno, lahko navedemo vse po imenu ali uporabimo splošne vrste pozdrave.
Ponovite namen sestanka, katerega rezultati so povzeti v pismu.
Seznam vprašanj, o katerih se je razpravljalo na sestanku. Za vsako vprašanje so navedeni dogovorjeni dogovori, odločitve in pogoji izvrševanja.
Seznam vprašanj, ki ne zahtevajo nujne rešitve, vendar jih ni mogoče izdati iz vidnega polja.
Pojasnitev stališč udeležencev srečanja - ali se vse upošteva?
